Precisamos compreender que a disciplina Gestão de Frotas compreende a administração dos registros de todos os automóveis da Organização, com informações completas sobre as atividades que o veículo realiza e os seus respectivos usuários.
O objetivo é reduzir ao máximo os gastos, evitando prejuízos que poderiam ser evitados, tais como, o desperdício de combustível, manutenções deficientes, compras desnecessárias e até evitar o possível mau uso dos veículos. Isso aumenta a produtividade e o rendimento per capita ao final.
Temos várias frentes geradoras de desperdícios, aqui serão apontados os mais comuns e até diagnosticados.
Qualidade da mão de obra – o desperdício gerado pela baixa qualidade da mão de obra, proporciona serviços malfeitos ou retrabalhos.
Ferramental inadequado – as atividades de manutenção demandam ferramental adequado e de qualidade, isso também interfere diretamente na qualidade final do serviço realizado. Além de ampliar o tempo gasto na execução da tarefa.
Falta ou inadequação da programação das atividades – a falta de programação e de fluxo de atividades adequados comprometem a rotina de trabalho, propiciam paradas atemporais para execução de ações corretivas e podem comprometer, inclusive, a segurança da operação dos equipamentos.
Falta ou deficiência de sobressalentes – está aí um dos maiores problemas na manutenção. Ter um estoque adequado para suprir as necessidades da manutenção e que não venha a comprometer a segurança das atividades é de vital importância ao sucesso da operação.
Desperdício de materiais – a falta de controle de estoque pode provocar falta de materiais necessários para realizar os serviços, ocasionando surpresas no ato da manutenção. Pode haver também o desperdício de materiais que ficam sobrando no estoque sem nenhuma utilidade.
Demora na troca de componentes – a disponibilidade da frota é garantida pelas revisões realizadas em tempo correto. A demora na troca de componentes pode ocasionar mal funcionamento em efeito dominó e acabar gerando quebras, perdas e paralisações. Isto se traduz no elevado índice de garageamento dos veículos de nossa frota.
Manutenções corretivas – representa a manutenção mais cara para a Organização. Quando acontece apenas a manutenção corretiva há elevado índice de quebras e perdas, pois gera grande interferência e desconforto na operação dos veículos.
KPI – é a sigla para o termo em inglês Key Performance Indicator, que significa indicador-chave de Desempenho. Esse indicador é utilizado para medir o desempenho dos processos de uma empresa e, com essas informações, colaborar para que alcance seus objetivos. Eles são instrumentos de gerenciamento, que medem os resultados de uma empresa. Dessa forma, é possível acompanhar tudo o que acontece em sua gestão. Saiba também que os indicadores de desempenho mostram o quão positiva ou negativa está sendo cada atividade.
Alcançando os objetivos inicialmente projetados, organizadas as principais informações de que precisamos, o segundo passo para reduzir os custos através de um modelo de gestão eficiente e compatível com as nossas premissas, se resume em traçar os alvos que a Organização deve alcançar. Elas devem causar uma mudança geral de comportamento, mobilizando todos os envolvidos para cortar os gastos desnecessários.
Incidência de multas – Esse também é um dos KPIs para gestão de frotas que não pode deixar de ser monitorado. Além de apontar o custo que a empresa tem com multas durante determinado período, esse controle pode ajudar a compreender quais motoristas são [mais] reincidentes.
Controlando a incidência de multas em uma frota é possível até mesmo identificar padrões de comportamento inadequados no trânsito, o que pode ainda trazer outros problemas para a Organização, como acidentes e impacto negativo na imagem corporativa, entre outros.
Além disso, também é importante fazer o registro de qual foi o tipo da multa e qual é o valor. Esse tipo de controle também permite análises do comportamento de certos motoristas.
De acordo com a revisão do planejamento, poderemos incentivar a redução dos custos de manutenção, de sinistros e dos gastos com combustível, por exemplo.
Grande parte dos gastos com a frota vem de custos excessivos do dia a dia. As atitudes mais simples são as mais eficazes no momento e podem mudar isso. A manutenção preventiva, por exemplo, garante o bom funcionamento dos veículos e evita surpresas desagradáveis.
Foi-se o tempo em que a gestão de frotas era feita de forma amadora e baseada no binômio “quebrou-consertou”.
