A sua oficina está organizada para receber os clientes?

O foco é nas oficinas mecânicas, quanto a sua organização e o que ela pode oferecer para os seus clientes externos e internos (colaboradores). Falaremos sobre dicas e as melhores práticas para deixar um ambiente funcional, produtivo e atrativo para todos.

A organização é importante e indispensável para qualquer comércio, pois consente que a empresa ofereça um serviço de qualidade; quando existe a desorganização nos ambientes podem ocorrer acidentes ou danos aos automóveis dos clientes. Outro ponto importante: a falta de organização dificulta a localização de peças, de ferramentas e, consequentemente, a execução do trabalho.

O impacto negativo nos negócios se dá quando o cliente chega à empresa e encontra um local totalmente desorganizado; isso acaba por causar uma impressão ruim do ambiente de trabalho e na qualidade do serviço a ser realizado. Um cliente com uma impressão negativa, com certeza, não é bom para a oficina.

Nesta matéria mostraremos algumas dicas de organização que podem ser implantadas na sua oficina mecânica, com o objetivo de causar uma boa impressão e tornar cada vez mais eficiente seu serviço.

Por que você deve manter a organização da sua oficina? Hoje em dia, a oficina mecânica quer agregar valor aos seus serviços e se sobressair no mercado. Portanto, cada vez mais é necessário se adequar às exigências dos novos consumidores que não toleram atendimento de má qualidade, atrasos, ou falhas técnicas. Por isso é preciso ficar ligado para as dicas de organização no setor.

Tenha uma área atendimento ao cliente – A exigência por parte dos clientes do setor automotivo está cada vez maior. Muito da impressão que o cliente cria sobre você e o seu negócio diz respeito à primeira compra feita na empresa ou na procura de um serviço e, também, da forma que foi recebido e atendido.

Contar com uma recepção organizada para o atendimento é uma forma de causar boa impressão nos seus clientes.

Para que isso ocorra é necessário manter o espaço limpo, ter uma sala de espera com sinal de internet, tv, revistas, jornais do dia e, se possível, um cafezinho, para que as pessoas ocupem o tempo enquanto esperam o atendimento ou término de um serviço; essa é uma solução interessante para deixar a sua oficina mais agradável. Tenha, também, banheiros limpos e lembre-se: parte da sua clientela são mulheres, que em alguns momentos necessitam de um atendimento diferenciado.

Demarque as áreas de serviços dentro da oficina – Uma boa maneira de organizar a oficina mecânica é demarcando áreas para a execução de determinadas tarefas e atividades. Nesse contorno, nenhum outro trabalho deve ser executado e você deve deixar próximo tudo o que necessitar para realizar um serviço específico.

A partir desse tipo de organização, você e seus funcionários não precisarão percorrer toda a oficina em busca de algo que seja necessário para o serviço naquele momento. Como consequência, será possível economizar tempo e aumentar a produtividade.

A área de inspeção na oficina mecânica é uma área exclusiva para veículos prontos e que não precisam mais ser mexidos ou estão aguardando somente a avaliação do cliente. Esse espaço é importante porque evita que os funcionários da oficina mecânica confundam os carros prontos com aqueles que ainda estão em manutenção, além de diminuir a sujeira causada por partículas suspensas de óleo ou graxa.

Organize os instrumentos e as ferramentas – Na oficina, especificamente na área produtiva, os instrumentos de trabalho podem ser individuais ou coletivos, mas em ambos os casos é necessário ter uma organização. Se for individual, é importante que cada colaborador tenha seu próprio local de armazenamento e mantenha as ferramentas guardadas evitando acidentes, extravios e um ambiente desorganizado.

Agora, se for de uso coletivo, organize as ferramentas por grupo e em locais específicos, e exija que os colaboradores ao terminarem de usar um item voltem com ele para o local de armazenamento; uma pessoa deve ficar responsável, no controle, com etiquetas e quadros de ferramentas. Assim fica mais fácil achar, usar, guardar e manter o espaço limpo e organizado.

Incentive os funcionários – É importante que o gestor, junto com seus funcionários, adote a limpeza como uma política dentro da oficina. Se eles não forem comprometidos, os esforços vão por água abaixo. Por isso, oriente seus colaboradores sobre a importância de manter a oficina sempre organizada. Uma boa forma de motivá-los é oferecer incentivos, para o funcionário que for mais organizado.

Faça a limpeza da oficina mecânica – É importante definir um momento de limpeza coletiva da oficina mecânica como, por exemplo, no final do expediente e um mutirão de limpeza semanalmente. Esta prática não permite que a sujeira se acumule por muito tempo porque isso dificulta a remoção.

Não esqueça de organizar as bancadas e as ferramentas pois esta ação incentiva o trabalho em equipe e ajuda na organização.

Tudo isso é importante. Fique atento a todas as dicas, com a finalidade de tornar a empresa mais limpa, organizada e preparada para atender e executar os serviços necessários. Assim, todos terão um ambiente melhor em todos os sentidos.

Sérgio Mendes é consultor e professor no SENAI (Sistema Fiepe), graduado em administração de empresas e marketing com especializações em planejamento e gestão organizacional – PGO, engenharia de produção, com vasta experiência em
consultoria empresarial na área automotiva e industrial (LEAN MANUFACTURING).

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